101 Verhuistips voor Projectverhuizingen
Ruim voor datum: 1
- • Maak het voornemen om te verhuizen bekend aan: raad van commissarissen, management, medewerkers, ondernemingsraad, UWV en vakbonden.
• Stel iemand verantwoordelijk voor de totale gang van zaken tijdens de verhuisperiode.
• Richt eventueel een projectgroep "Verhuizingen" op.
• Neem in ieder geval personeelszaken, technische zaken en publiciteit in deze projectgroep op.
• Inventariseer de behoeften van uw bedrijf, de afdelingen en het personeel.
• Bepaal welke voorzieningen in het nieuwe pand nog moeten worden aangebracht.
• Ga na of uw nieuwe vestiging niet onder een bestemmingsplan valt.
• Regel eventueel een nieuwe hinderwetvergunning.
• Vraag subsidies aan. Bij de Kamer van Koophandel vindt u alle subsidies in een overzichtelijke gids.
• U kunt uw medewerkers niet verplichten mee te verhuizen. Inventariseer daarom wie wel en wie niet meegaat.
• Regel met uw makelaar of de nieuwe gemeente ook de huisvestingsmogelijkheden voor uw medewerkers.
• Maak een wervingsplan voor nieuw personeel.
• Toets de carrièreplanning aan de nieuwe situatie.
• Maak nieuwe regelingen voor reiskostenvergoeding.
• Zorg dat nieuwe medewerkers voldoende mogelijkheden krijgen zich in te werken.
• Organiseer excursies voor uw medewerkers naar de nieuwe plaats van vestiging.
Ruim voor datum: 2
- • Laat scholen, makelaars, financiers en overheden tijdens die excursies informatie verstrekken.
• Maak een sluitende verhuiskostenvergoeding voor het personeel.
• Houd deze afspraken in de hand door afspraken te maken met een verhuisbedrijf dat al het personeel verhuist.
• Laat de rekeningen daarvoor naar de zaak sturen. De btw kunt u verrekenen.
• Breng de nieuwe personeelskosten in kaart.
• Leg alle regelingen voor het personeel vast in een sociaal plan.
• Voeg dit plan bij de adviesaanvragen aan de OR.
• Bekijk welke materialen u van uw oude vestiging in de nieuwe kunt gebruiken.
• Bepaal wat allemaal nieuw wordt aangeschaft.
• Stel uw investeringsplannen daarvoor bij.
• Bepaal het verhuisbudget.
• Ga na welke energievoorzieningen u op de nieuwe locatie nodig heeft.
• Laat deze voorzieningen aanleggen door erkende installateurs.
• Bestel tijdig uw projecttapijt.
• Bepaal welke verbouwingen moeten worden uitgevoerd.
• Laat een architect of een bouwkundige de plannen daarvoor op papier zetten.
• Neem een aannemer in de arm voor de verbouwingsklus.
• Neem contact op met de gemeente en vraag of de verbouwingsplannen op deze manier plaats kunnen vinden.
• Licht uw nieuwe buren in in verband met mogelijke overlast van de verbouwing of van de verhuizing.
• Schakel een interieurarchitect in voor de inrichting.
• Bepaal of tijdens de verhuizing de productie doorgaat of dat u tijdelijk op twee locaties gaat produceren.
• Maak een nieuwe productie-uitleg.
• Schaf op tijd nieuw meubilair aan.
• Bepaal welke afdelingen veel overleg met elkaar hebben en dus dicht bij elkaar moeten zitten.
• Maak een indelingsplan voor het nieuwe gebouw.
• Zet nieuwe plattegronden op tekening.
• Neem tijdig contact op met uw projectverhuizer.
• Bepaal de feitelijke verhuisdatum.
• Zorg voor duidelijke informatie naar het verhuisbedrijf.
• Houd uw medewerkers constant op de hoogte van de stand van zaken.
• Stel daarvoor eventueel een apart telefoonnummer in of geef regelmatig een apart bulletin uit.
• Kies een verhuizer op naam, op specialisatie, op werkwijze.
• Let niet alleen op geld, maar ook op faciliteiten van de verhuizer en de beschikbare materialen.
• Let op de algemene voorwaarden waaronder de verhuizer werkt.
• Zorg voor een schriftelijke bevestiging van de gemaakte afspraken.
Ruim voor datum: 3
- • Maak samen met de verhuizer een draaiboek.
• Bepaal wie de bestaande inrichting demonteert en weer opbouwt, uw eigen technische dienst of de verhuizer.
• Bepaal wie alles in- en uitpakt.
• Overleg met leveranciers van gevoelige apparatuur, zoals computers, door wie en hoe deze het best verhuisd kunnen worden.
• Maak in overleg met alle betrokken partijen een strak tijdsplan.
• Maak een agenda voor voortgangsvergaderingen.
• Stel op deelgebieden medewerkers aan die de voortgang controleren.
• Maak met uw telecombedrijf tijdig afspraken over het verhuizen van telefoonlijnen en datalijnen. Schaf eventueel een nieuwe centrale of andere apparatuur aan.
• Past de huisstijl nog wel in de nieuwe omgeving?
• Laat een ontwerpbureau eventueel een nieuwe huisstijl maken.
• Breng het archief op orde. Laat het oudste deel van het archief eventueel opslaan bij uw verhuisbedrijf.
• Regel de verzekering en de bankzaken.
Kort voor datum
- • Zorg ervoor dat de nieuwe gebouwen gebruiksklaar zijn als er verhuisd gaat worden.
• Zorg ervoor dat de aansluitingen klaar zijn (koffieautomaten, kopieerapparaat e.d.)
• Vervang of repareer alle sloten in het nieuwe gebouw.
• Zorg voor een afdoend beveiligingssysteem.
• Bestel een nieuw bord (eventueel verlicht) met naam en logo.
• Kunnen leveranciers en klanten het gebouw gemakkelijk bereiken?
• Plaats eventueel richtingborden in de omgeving.
• Zorg voor nieuw briefpapier.
• Nieuwe folders en brochures laten drukken.
• Pas advertenties aan.
• Zorg ervoor dat het nieuwe adres op verpakkingen komt te staan.
• Instrueer uw medewerkers in overleg met uw verhuizer in speciale bijeenkomsten over de wijze van inpakken.
• Laat het gebouw schoonmaken.
• Meld verhuisdatum, nieuwe telefoon- en faxnummers en het juiste post- en bezoekadres aan leveranciers en afnemers.
• Geef nieuwe adresgegevens door aan de Kamer van Koophandel.
• Maak afspraken met een hoveniersbedrijf of tuincentrum om in en rondom het gebouw de groenvoorziening up-to-date te houden.
Tijdens de verhuisdag(en)
- • Zorg dat de sleutelposities zoals bewaking, portiersloge en telefooncentrales bemand zijn.
• Maak een lijstje met belangrijke telefoonnummers van de oude en nieuwe vestiging. De manager kan nooit op twee plaatsen tegelijk zijn.
• Zorg voor een duidelijke codering van alle ruimten.
• Zorg ervoor dat deze codering ook op alle te verhuizen materialen is aangebracht. De verhuizer weet dan direct waar alles moet staan.
• Zorg voor voldoende eigen bemanning (bijvoorbeeld TD, bewaking, liftmonteurs etc.) voor hand en spandiensten.
• Geef al uw medewerkers een taak. Mensen zonder taak krijgen vrijaf.
• Zorg voor voldoende koffie, thee, melk, broodjes, iets bij de koffie en eventueel een warme maaltijd.
Na de verhuizing
- • Hele gebouw weer schoonmaken.
• Nieuwe telefoonlijsten op de kamers.
• Bordjes op de deuren en routingborden in het gebouw plaatsen.
• Stel de TD verantwoordelijk voor het ophangen van kunst, posters et cetera.
• Verbied individuele medewerkers zelf aan wanden en plafonds te gaan sleutelen.
• Samen met gebruikers schade inventariseren.
• Zorg ervoor dat verhuismateriaal zoals dozen op een centraal punt worden ingeleverd.
• Houd de projectgroepen nog een drietal weken in bedrijf voor het afhandelen van diverse zaken.
• Organiseer een officiële opening.
• Organiseer een open dag voor familie van uw medewerkers, nieuwe buren, klanten en afnemers.
• Vergeet de pers niet op de hoogte te houden via een persbericht.
• Controleer na de verhuizing (samen met de verhuizer) of alle werkzaamheden correct zijn uitgevoerd.
• Zorg ervoor dat u weet wat er na de verhuizing nog moet gebeuren.
▲